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TÉRMINOS Y CONDICIONES SERVICIOS CLOUD COMPUTING FACTURA ELECTRÓNICA

Al acceder a esta plataforma, entregar sus datos de contacto, tanto personales como públicos, y comprar en esta aplicación web/MÓVIL/WEB usted se compromete a leer, informarse y cumplir los términos y condiciones de uso, además se obliga a respetar las políticas de privacidad de conformidad con la legislación colombiana sobre el tema, pues el contenido, servicios y ofertas que usted encuentra en esta aplicación, aplican únicamente para Colombia, en el territorio especificado en la aplicación/web.


Condiciones generales del servicio

  1. Que OLIMPIA obtuvo habilitación como proveedor del servicio de factura electrónica por medio de la Resolución No. 007537 del 03 de octubre de 2017, emitida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en adelante DIAN.
  2. Que el servicio de facturación electrónica se encuentra disponible en la página web de la DIAN.
  3. Que EL CLIENTE ostenta la calidad de contribuyente ante la DIAN, cuyo objeto social se circunscribe a la realización de cualquier operación, negocio, acto de comercio y/o prestación de servicios a ejercer lícitamente en el territorio nacional.
  4. Tanto EL CLIENTE como EL PROVEEDOR TECNOLÓGICO afirman bajo la gravedad del juramento no encontrarse incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad constitucional o legal para celebrar este acuerdo.
  5. Que la naturaleza del servicio que prestado tiene las siguientes características técnicas y de consumo:

    a. EL CLIENTE, provee unilateralmente capacidades de computación, entendidas como tiempo de servidor y almacenamiento en red, (recursos de almacenamiento compartidos) con el fin de hacer uso del servicio prestado, sin necesidad de ponerse en contacto con OLIMPIA.
    b. El servicio puede ser accedido desde plataformas web, así como dispositivos móviles.
    c. Los dispositivos físicos y lógicos asignados por OLIMPIA, para el uso del servicio por parte de EL CLIENTE, se encuentran condicionados a la demanda del servicio que haga EL CLIENTE, especificando que su información o la de terceros se encuentra alojada en data center ubicados en el territorio colombiano.
    d. Los recursos lógicos proporcionados por OLIMPIA para el uso del servicio por parte de EL CLIENTE, incrementan o decrecen acorde con la necesidad de consumo que requiera EL CLIENTE.
    e. La capacidad de los servicios prestados por OLIMPIA a EL CLIENTE, es monitoreada a fin de determinarla acorde con la demanda de EL CLIENTE.

  6. El servicio prestado por OLIMPIA a EL CLIENTE, es en la modalidad de software como servicio (SaaS), por sus silgas en inglés, acorde con los términos definidos por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y que se transcribe a continuación:
    “La capacidad proporcionada al consumidor es utilizar las aplicaciones del proveedor que se ejecutan en una infraestructura cloud. Las aplicaciones son accesibles desde varios dispositivos cliente a través de una interfaz de cliente ligero, como un navegador web (por ejemplo, correo electrónico basado en web) o una interfaz de programa. El consumidor no gestiona ni controla la infraestructura subyacente de la nube, incluyendo la red, los servidores, los sistemas operativos, el almacenamiento o incluso las capacidades de las aplicaciones individuales, con la posible excepción de los ajustes de configuración específicos de la aplicación específicos del usuario.”
  7. La implementación del servicio prestado por OLIMPIA a EL CLIENTE, es por medio de “nube privada” la cual es de propiedad de OLIMPIA, y su administración y operación se llevan a cabo por parte de OLIMPIA.
  8. Que bajo el esquema de contratación pactado entre OLIMPIA y EL CLIENTE, OLIMPIA tiene la calidad de proveedor de nube, según los términos del Oficio de Registro No. 1058335 del 22 de junio de 2017, expedido por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
  9. Que el artículo 187 de la ley 1819 de 2016, modificado por el artículo 10 de la Ley 1943 de 2018, excluyó del impuesto los servicios de computación en la nube, de la siguiente forma:
    21. Suministro de páginas web, servidores (hosting), computación en la nube (cloud computing).

 

Acerca del prestador de la solución/aplicación y su alcance
OLIMPIA de manera unilateral, independiente, sin subordinación de ninguna índole, ofrece una plataforma de servicio autogestionable en la modalidad de Cloud Computing para realizar facturación electrónica en adelante EL SERVICIO, cuyo consumo estará a cargo de EL CLIENTE para la emisión, Generación, Transmisión, Expedición de facturas electrónicas, notas crédito, débito y otros documentos legales y obligatorios tanto para el adquirente de los servicios ofertados por EL CLIENTE, como para la DIAN.

EL CLIENTE se adhiere a las condiciones técnicas y contractuales ofertadas por OLIMPIA, para la generación, envío y transmisión de la factura electrónica a los diferentes destinatarios que están acorde con las condiciones tratadas en el Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 30 de 2019, así como las demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

 

Descripción y alcance de los servicios.
OLIMPIA ofrece al CLIENTE la prestación del servicio de transmisión de información de la facturación electrónica a la DIAN y el envío en archivo xml junto con una representación gráfica de la factura electrónica al adquirente cuya emisión, Generación, Transmisión, Expedición fue causada por el CLIENTE, desde un mecanismo de Cloud Computing, con un Software as a Service (SaaS), por sus siglas en inglés, este contrato cobija las actualizaciones de ley que se den posterior a la firma de las partes.

El servicio prestado por OLIMPIA a EL CLIENTE, se desarrolla bajo los siguientes parámetros técnicos y de uso de la aplicación:
a. Autoservicio bajo demanda (ON Demand Self Service)
b. Acceso amplio a la red (Broad Network Acces)
c. Asignación común de recursos (Resource Pooling)
d. Rápida elasticidad (Rapid Elasticity)
e. Servicio medible (Measured Service)

El servicio que presta OLIMPIA a EL CLIENTE se implementa bajo los modelos de Software como Servicio (SaaS) (Software as a Service), y Nube Privada.

 

Autorizaciones especiales.
EL CLIENTE por medio de este documento autoriza a OLIMPIA, para:

  1. Transmitir la información tributaria y comercial generada por el CLIENTE, a través de las facturas de venta reguladas legalmente o su documento equivalente a la Dian, en el término especificado en el Decreto 2242 de 2015, la Resolución 30 de 2019 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.
  2. Enviar al adquirente de los productos y/o servicios ofrecidos por el CLIENTE la factura electrónica comprendida como un archivo mensaje de datos tipo xml o xsd, firmado digitalmente y su representación gráfica.
  3. Enviar al adquirente de los productos y/o servicios ofrecidos por el CLIENTE, las notas débito y crédito que correspondan y cuando haya lugar a las mismas, en los términos exigidos por la ley.
  4. Realizar el almacenamiento durante el término legal de las facturas electrónicas generadas por el CLIENTE y en los términos y condiciones establecidos en la ley para su archivo, custodia y almacenamiento.

 

Aceptación
Al utilizar la plataforma tecnológica, los usuarios aceptan y reconocen que han leído, entendido y aceptado estas Condiciones de uso y se acogen a lo que se indica en las mismas. Por el hecho de ingresar a la plataforma, los usuarios otorgan a OLIMPIA:

  • El derecho de modificar en cualquier tiempo y por cualquier razón sin previo aviso estas Condiciones de uso, incluyendo la Política de privacidad de la información, salvo cuando la modificación verse sobre algunos de los elementos de la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales (ATDP), evento en el cual se informará de la misma de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales (PTDP) DE Olimpia.
  • El derecho de restringir el registro y el uso de la aplicación web/MÓVIL/WEB a cualquier persona, en cualquier momento y por razones de uso inadecuado de los mismos.
  • Abstenerse de poner a disposición el servicio, incluso cuando el mismo se encuentre pago, por cualquier irregularidad que se identifique ya sea en la información, pago o producto, sin perjuicio de la devolución del dinero a que haya lugar.
  • Generar devolución de dinero descontadas las comisiones de los diferentes actores y así mismo los impuestos a que haya lugar, siempre que la devolución sea por causa de error del usuario.
  • Generar devolución de dinero sin realizar ningún descuento, cuando el producto sea defectuoso, o cuando el usuario haya iniciado un trámite de fraude sobre su medio de pago, ante su entidad financiera y esta así lo reporte a la pasarela de pago y/o administrador de la aplicación. Los usuarios se abstendrán de usar la aplicación MÓVIL/WEB/web de la siguiente manera o con los siguientes objetivos:
  • Con fines ilícitos.
  • Con fines lesivos de los derechos e intereses de terceros.
  • Con fines que puedan dañar, inutilizar, sobrecargar, deteriorar o impedir la normal utilización de los servicios, los equipos informáticos, los documentos, los archivos y cualquier contenido almacenado en los servidores de Olimpia o en aquellos servidores a los que los recursos de Olimpia estén enlazados.
  • Con el fin de acosar y/o amenazar a los integrantes del equipo de Olimpia o a terceros.
  • Con el fin de obtener o divulgar información privada de terceros.
  • Con el fin de promocionar personas, sitios web, empresas, redes de blogs, servicios, campañas comerciales, campañas políticas o ideológicas, campañas que promuevan el voto masivo, la participación en manifestaciones y demás.
  • Con el fin de provocar la molestia injustificada a los demás usuarios.

Olimpia declara que, en su calidad de proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, da cumplimiento en lo que le concierne a las normas que regulan la facturación electrónica y en materia de ventas por medios no presenciales a la Ley 1480 de 2011, así como el Decreto 587 de 2016 y demás normas reglamentarias, que las modifiquen, supriman o adicionen.

 

Disponibilidad del servicio
Olimpia, por medio de su plataforma del servicio cloud computing factura electrónica, informará a los usuarios su disponibilidad de atención y cobertura de atención, y los usuarios al entrar a la aplicación aceptan dichas limitaciones de horario y lugar de atención.

 

Política de Privacidad Y Protección de Datos Personales
Olimpia dando cumplimiento a los artículos 15 y 20 de la Constitución Política Nacional, a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios y el desarrollo jurisprudencial dado por la Corte Constitucional, garantiza de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data respecto a todos los titulares de datos personales con los cuales tenga relación sea como responsable o sea como encargada de su tratamiento, según corresponda.

 

Autorización
Al entregar mis datos personales solicitados para el uso de la aplicación MÓVIL/WEB/web de OLIMPIA en calidad de usuario, suscriptor, tercero o cualquier otra, declaro:

Que siendo de carácter facultativo dar respuesta a los mismos de manera libre, expresa, inequívoca e informada, AUTORIZO a OLIMPIA, para que realice el Tratamiento de mis datos personales y mediante el mismo obtenga, compile, intercambie, envíe, adquiera, divulgue, mis datos personales contenidos o no en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes desde la captura o recolección directa o indirecta en otras bases de datos públicas o privadas, su almacenamiento, transferencia, actualización, uso o empleo, circulación y supresión, incluyendo datos biométricos; tales como huellas dactilares, registro de imagen y de voz; y, demás datos sensibles de conformidad con la Ley, con la finalidad de identificarme, validar la información, realizar actividades comerciales, encuestas de servicio, envío masivos de mensajes (SMS), correos electrónicos con promociones, establecer patrones de consumo, análisis estadísticos, probabilísticos, elaboración de perfiles de consumo y establecer mis datos de contacto para ubicación y notificaciones, tanto presentes como futuras a través del Tratamiento de los mismos. asimismo autorizo el tratamiento de mis datos personales con el fin de que sean utilizados en conjunto o por separado para el entrenamiento de diferentes tipos de software (P.ej Inteligencia artifical, Machine Learning, Deep Learning, etc), algoritmos combinados o separados, en técnicas de identificación y/o autenticación personal, creación de identidades digitales a partir de los datos entregados y los demás que se recopilen de mí o de terceros que sean obtenidos como información relacionada a mi o mis datos o metadatos y que sean susceptibles de ser tratados que se encuentren en la web, deepweb, darkweb, darknet u otros similares y a compartir estas identidades digitales o avatares digitales creados a partir de mis datos con terceros que así lo requieran para los fines aquí descritos, así como para que se notifique a mí y a terceros que así lo requieran posibles usos fraudulentos que se puedan dar con mi información personal.

Que tengo derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales proporcionados, solicitar prueba de esta autorización, solicitar información sobre el uso que se le ha dado a mis datos personales, presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el uso indebido de mis datos personales, revocar esta autorización o solicitar la supresión de los datos personales suministrados y a acceder de forma gratuita a los mismos.

OLIMPIA, garantiza la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de mis datos y se reserva el derecho de modificar su Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento, cambio que será notificado en la misma aplicación.
En señal de aceptación de lo anterior, consiento y autorizo el Tratamiento de mis datos personales conforme a lo previsto en la presente autorización, mediante actos inequívocos de suministro de mi información y accediendo para consulta, uso, cotización, así como otras acciones a la aplicación MÓVIL/WEB de OLIMPIA.

OLIMPIA, sociedad comercial con domicilio principal en Bogotá D.C., Colombia, es RESPONSABLE del Tratamiento de los datos personales, de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012. En su condición de Responsable, los datos personales que OLIMPIA obtenga por parte del Titular de la Información con ocasión de negocios jurídicos y asuntos comerciales entre OLIMPIA y el Titular de la Información, serán objeto de Tratamiento para las finalidades autorizadas por el titular, en especial para identificación, validación de la información, cotejar identidad y establecer los datos de contacto para ubicación y notificaciones, tanto presente como futuras a través del Tratamiento de los mismos. Con ocasión del Tratamiento de los datos personales y mediante el mismo, OLIMPIA podrá obtener, compilar, intercambiar, enviar, adquirir, divulgar restrictivamente y dentro del alcance expresamente autorizado lo datos personales contenidos o no en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes desde la captura o recolección directa o indirecta en otras bases de datos públicas o privadas, su almacenamiento, transferencia, actualización, uso o empleo, circulación y supresión, incluyendo datos biométricos; tales como huellas dactilares, registro de imagen y de voz; y, demás datos sensibles de conformidad con la Ley. El Tratamiento de los datos personales objeto de Tratamiento tienen además como finalidades las de: (1) mantener una comunicación de información de utilidad para las partes con ocasión de los vínculos contractuales que exista o llegaren a existir entre OLIMPIA y el Titular de la Información. (2). Informar las modificaciones en desarrollo de los vínculos contractuales con el Titular de la Información. (3) Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por OLIMPIA. (4) Realizar estudios internos sobre los hábitos de los Titulares de la Información. (5) Enviar a través de medio seguro la información a aquellas jurisdicciones en donde por contingencias se tengan “back-ups” o respaldos de la información. (6) Transmitir ofertas de servicios que puedan ser útiles o adecuadas para el titular de la información, a título individual o con ocasión de las alianzas comerciales que contraiga OLIMPIA.
Esta aplicación es propiedad de OLIMPIA, esta sociedad se encuentra identificada con el NIT 900.032.774-4, su dirección de notificaciones es: Av. El Dorado 69 A – 51, Edificio Capital Center, Torre B Piso 2 Bogotá - Colombia (Colombia), Teléfono (+57 1) 742 51 33, correo: protecciondatospersonales@olimpiait.com

 

Derechos de propiedad intelectual e industrial.
La información, documentos (imágenes, vídeos, herramientas, gráficos y demás), marcas, nombres, logos y demás material que se encuentra en esta aplicación MÓVIL/WEB, está protegido conforme a lo establecido en la legislación colombiana e internacional sobre derechos de autor, propiedad intelectual e industrial; por lo tanto, su uso está exclusivamente delimitado a fines personales de revisión, compra y consulta. De tal suerte que, el uso no autorizado que infrinja las leyes colombianas, a través de su venta, distribución, copia, modificación o adaptación o cualquier otra conducta prohibida, será sancionado de acuerdo a lo establecido por las normas aplicables.

Así las cosas, no podrán entenderse por el hecho de la publicación de los contenidos que se encuentran en la aplicación MÓVIL/WEB, que se concede algún tipo de licencia de uso de marca, derechos de autor o propiedad intelectual a quien visita, consulta o realiza compras a través de esta aplicación.

 

Uso autorizado
La aplicación MÓVIL/WEB podrá ser utilizada para realizar compras y cotizaciones de servicios importados y/o nacionales que OLIMPIA tendrá disponible para la entrega a los usuarios, así como la información de usos y características de los servicios y servicios ofrecidos, que están diseñados únicamente con fines informativos del usuario.

 

Usos prohibidos
La información publicada en la aplicación MÓVIL/WEB no podrá ser objeto de comercialización, distribución, copia o modificación.
No está autorizado el acceso a cuentas o información confidencial de los usuarios, así como la violación de la red y/o servidores o cualquier otro acto que atente contra la seguridad de las transacciones y de la aplicación MÓVIL/WEB.
La información que el usuario registre debe ser veraz y completa; se prohíbe todo acto de suplantación de identidad y/o información incorrecta que no corresponda a la persona natural o jurídica que hace uso de la aplicación MÓVIL/WEB.
En todo caso, únicamente se permitirá a personas mayores de edad, registrarse y efectuar operaciones de compra a través de esta página.

 

Información de los usuarios.
Para usar los servicios de la aplicación será necesario el registro por parte de los usuarios en la aplicación MÓVIL/WEB, para tal efecto se requiere de información personal y confidencial. Esta información será de uso exclusivo de OLIMPIA, salvo la información que se requiera para efectos de procesar las transacciones de pago.

Buscando la seguridad en las transacciones, el usuario declara que conoce, acepta y cumple las políticas de seguridad de la información que le ha suministrado la entidad financiera que le suministra el medio de pago electrónico y declara que el procedimiento de pago se hace por una pasarela de pagos, aliado de OLIMPIA. Disposiciones generales y contractuales. Procuramos y ponemos nuestro mejor esfuerzo en que el ingreso a esta página sea seguro y su información personal se encuentra resguardada; en todo caso, no podemos hacernos responsables por virus, demoras en la operación o transmisión, errores tecnológicos, manipulación por terceros no autorizados, cualquier evento de invasión o manipulación tecnológica o algún otro error en el funcionamiento de la aplicación MÓVIL/WEB. En consecuencia, toda transacción está sujeta a verificación posterior por parte de nuestra empresa y confirmación por parte del usuario, y la misma se sujeta a condición resolutoria cuando se presente alguna de las situaciones antes mencionadas. En todo caso, únicamente se permitirá a personas mayores de edad, registrarse y efectuar operaciones de compra a través de esta aplicación MÓVIL/WEB. Así mismo, eventualmente la aplicación puede presentar errores involuntarios, sí usted los detecta le agradecemos que los ponga nuestro conocimiento escribiendo al e-mail: soporte.corporativo@olimpiait.com o comunicándose a la línea: (+57 1) 742 51 33.

 

Medios de pago
OLIMPIA, previo a dar acceso a la aplicación y a ofrecer la disponibilidad del servicio, verificará que se haya efectuado el pago, a través de la pasarela de pago o el medio seleccionado para pago. Pese a que esta página cuenta con conexiones seguras y confiables para la realización de transacciones electrónicas, OLIMPIA se exime de responsabilidad por cualquier daño que se pueda generar ante alguna falla en las operaciones o comunicaciones de las entidades Financieras receptoras de los pagos efectuados.

 

Responsabilidad
OLIMPIA no se hace responsable por el uso indebido que se realice de los servicios, así, como del daño que se pudiere ocasionar con los mismos por su uso indebido, adulteración, ingeniería inversa, descompilación de código y en general toda aquella actividad que aun estando permitida por la ley involucre un reacondicionamiento de las características del servicio.

 

Responsabilidad exclusiva del cliente
Es obligación exclusiva del CLIENTE que las facturas que emita corresponden a las ventas y/o prestación de servicios efectivamente vendidos y/o realizados y que dichas operaciones realizadas corresponden a las efectuadas entre el CLIENTE y los adquirentes de forma exclusiva; por lo tanto, OLIMPIA no es parte de ninguna manera de tales transacciones.

EL CLIENTE será exclusivamente responsable por:

  1. Los reclamos que presenten los adquirentes en cuanto a calidad, cantidad y entrega de los bienes y servicios que sean vendidos.
  2. Los datos suministrados para la generación de las facturas electrónicas por parte de OLIMPIA, asumiendo la total responsabilidad por irregularidades que puedan cometer sus empleados, administradores o socios en la información aquí que se suministra a OLIMPIA.
  3. El mal uso, por parte de los empleados, administradores o socios de la información entregada a Olimpia para la generación de la factura electrónica.
  4. Aquellas facturas electrónicas generadas que carezcan de negocio jurídico causal, que resulten fraudulentas, que sean objeto de reclamo por parte del adquirente.

 

Compromiso con la Seguridad
En relación a nuestra aplicación MÓVIL/WEB, OLIMPIA, declara que empleamos mecanismos para asegurar que la información y los Datos Personales que usted proporciona no sean extraviados, mal utilizados o modificados inapropiadamente. Esos controles incluyen políticas de protección de datos personales y respaldo periódico de bases de datos.

 

Impuestos
El PROVEEDOR, declara conocer y cumplir las normas tributarias aplicables a la presente Oferta Mercantil. Todo impuesto, tasa o contribución, directo o indirecto, del orden nacional, departamental o municipal, que se cause en razón de la celebración, ejecución, otorgamiento y legalización estará a cargo de quien, conforme las leyes sea considerado como sujeto pasivo o responsable de la respectiva obligación. Las deducciones en materia de retención en la fuente, retención por concepto de Impuesto sobre la renta para la equidad CREE, retención de ICA, e impuesto de Timbre se aplicarán a las tarifas vigentes al momento de la generación de la factura.

Sin perjuicio de lo anterior, las PARTES, acuerdan que cada una será responsable por los impuestos correspondientes de acuerdo con la legislación aplicable. En el evento en que se presenten inconsistencias entre lo aquí previsto y lo previsto en La Ley, prevalecerá la Ley.

Los valores del servicio prestado se encuentran excluidos del impuesto al valor agregado (IVA) de conformidad con lo establecido en el numeral 24 del artículo 187 de la Ley 1819 de 2016, modificatoria del Estatuto Tributario, el Concepto 017056 del 25 de agosto de 2017 y el Concepto aclaratorio No. 100202208 -1444, del 22 de diciembre de 2017.

En el evento en que la exclusión del IVA, deje de operar por cualquier causa legal, este impuesto se calculará sobre el precio ofertado inicialmente con los incrementos acordados contractualmente.

 

Protección de datos de carácter confidencial
Las Partes se obligan a mantener absoluta confidencialidad y reserva de la información a la que cada una tenga acceso. Por lo tanto, las partes se comprometen a no hacer uso de ninguna información que pudiere comprometer la seguridad de la otra parte ni dar ventajas competitivas a terceras personas. Se entiende que toda la información suministrada por EL CLIENTE a EL PROVEEDOR es confidencial y privilegiada, y queda sometida al deber de secreto y confidencialidad que se establece en esta cláusula.

En virtud de lo anterior, EL PROVEEDOR se abstendrá de reproducir, revelar, divulgar o utilizar en cualquier forma para su beneficio o el de terceros, en todo o en parte la información que, en el desarrollo del servicio con EL CLIENTE, llegare a descubrir, inferir, deducir, o conocer en forma directa o indirecta, salvo autorización previa y por escrito de EL CLIENTE. EL PROVEEDOR utilizará dicha información para llevar a cabo exclusivamente las tareas inherentes al servicio haciendo uso de todos los medios a su alcance para evitar que esta información sea conocida o utilizada por terceros durante la vigencia de la Oferta Mercantil o aún después de su terminación. En todo caso EL PROVEEDOR indemnizará integralmente todos los perjuicios que sean causados AL CLIENTE, sus accionistas, administradores o compañías filiales o subsidiarias, o a cualquier tercero, por la divulgación, uso indebido o no autorizado, aprovechamiento, etc., de la información conocida con ocasión del desarrollo del servicio.

Las partes acuerdan dar facilidades, previa coordinación, para verificar el cumplimiento del servicio acordado y/o del tratamiento de la Confidencialidad a la información intercambiada o conocida entre las partes, siempre que esta situación no sea contraria a disposiciones de carácter legal.

Las partes acuerdan que el CLIENTE se entenderá como Responsable del Tratamiento y EL PROVEEDOR como Encargado del Tratamiento de las bases de datos suministradas por el CLIENTE y utilizadas por EL PROVEEDOR para la prestación de los Servicios, inclusive en los casos en los cuales EL PROVEEDOR es solicitado para actualizar o modificar dichas bases de datos de conformidad con la legislación vigente. El CLIENTE se obliga a cumplir con todas y cada una de las exigencias legales vigentes en temas de protección de datos de sus clientes finales o terceros. El CLIENTE será quien garantice la legitimidad de las bases de datos que proporcione a EL PROVEEDOR, así como su mantenimiento y actualización permanente. El CLIENTE garantiza que los datos que figuran en las bases de datos entregadas a EL PROVEEDOR cuentan con las autorizaciones respectivas en la forma prevista en las disposiciones legales vigentes. El CLIENTE garantiza que cuenta con la prueba de la autorización de los titulares de los datos.

En el supuesto de incumplimiento por parte del CLIENTE (incluidos sus empleados y subcontratados) de sus obligaciones según lo establecido en la presente cláusula y de las derivadas de la legislación aplicable en materia de protección de datos, y siempre que el incumplimiento sea manifiesto y atribuible al CLIENTE, éste asumirá la responsabilidad que pudiera imputarse a EL PROVEEDOR como consecuencia de cualquier tipo de sanciones administrativas impuestas por las autoridades correspondientes, así como de los daños y perjuicios por procedimientos judiciales o extrajudiciales contra EL PROVEEDOR, incluidos en todos los casos gastos por minutas de abogado y cualesquiera otros profesionales, considerándose asimismo causa específica de terminación anticipado del Servicio.

Cada parte mantendrá la propiedad de su información, incluyendo las copias tangibles y la almacenada por medios electrónicos y/o cualquier otro medio, a menos que se diga expresamente lo contrario. No obstante, EL PROVEEDOR acepta que todos los datos de los clientes que se originen, así como toda la información de los mismos obtenida en desarrollo del presente Acuerdo, son de propiedad de EL CLIENTE.

OLIMPIA deberá hacer extensivas las obligaciones de confidencialidad aquí pactadas al personal que designe para la ejecución de los servicios ofrecidos, por lo cual se obliga a establecer los mecanismos necesarios para asegurar que la Información Confidencial no sea revelada o distribuida.

Se entiende por información todo lo descrito en la norma ISO 27001, numeral 7.1.1 - Inventarios de activos:

a) Información: bases de datos y archivos de data, contratos y acuerdos de documentación del sistema, información de investigaciones, manuales del usuario, material de capacitación, procedimientos operacionales o de soporte, planes de continuidad del negocio, acuerdos para contingencia, rastros de la auditoría e información archivada;
b) activos de software: software de aplicación, software del sistema, herramientas de desarrollo y utilidades;
c) activos físicos: equipo de comunicación, medios removibles y otro equipo;
d) servicios: servicios de computación y comunicación, servicios generales: por ejemplo, calefacción, iluminación. Energía y aire acondicionado;
e) personas, y sus calificaciones, capacidades y experiencia;
f) intangibles, tales como la reputación y la imagen de la organización.

Se exceptúan de la obligación de confidencialidad, datos que eran conocidos o independientemente, desarrollados y toda información solicitada a EL PROVEEDOR por autoridad judicial o administrativa competente. La existencia de toda solicitud de información hecha a EL PROVEEDOR por autoridad judicial o administrativa deberá ser notificada de manera inmediata a EL CLIENTE y previa al suministro de la información a la autoridad judicial o administrativa solicitante. Adicionalmente se exceptúa de la obligación de confidencialidad toda información que, en el momento de la recepción o difusión, o después se encuentre generalmente disponible al público, y aquella que la parte receptora la posea en el momento de la recepción de la misma de la parte reveladora, y no se haya adquirido directa o indirectamente de la parte reveladora.

 

Seguridad de la información.
Todo intercambio de información confidencial entre EL CLIENTE y EL PROVEEDOR se efectuará de una manera segura, mediante procedimientos y protocolos de cifrado, para garantizar la confidencialidad e integridad de la información. Los procedimientos y protocolos los definirán LAS PARTES de conformidad con los canales que se acuerden para el intercambio de información. Igualmente, EL PROVEEDOR se compromete a conservar de manera segura la información confidencial del CLIENTE que mantenga en sus instalaciones y a conceder autorización de acceso a dicha información solo al personal estrictamente necesario para la ejecución de las funciones propias del presente Acuerdo. EL PROVEEDOR se compromete a no sacar de sus instalaciones la información confidencial del CLIENTE, salvo para efectuar los procedimientos de respaldo y contingencia que tenga EL PROVEEDOR para cumplir con el servicio, y, en cualquier caso, la información siempre deberá ser transportada de manera segura, utilizando protocolos de cifrado de la información semejantes o más robustos de los acordados con EL CLIENTE. En el evento que EL CLIENTE requiera niveles de seguridad Superior, los mismos serán incorporados en documentos operativos independientes.

La alteración o manipulación de la información o de ser el caso de las características técnicas, marcas, etiquetas o signos de identificación de los aparatos y equipos, así como el intento de uso de herramientas o software para vulnerar la seguridad informática establecida por EL CLIENTE se considerará acto violatorio del presente Acuerdo y como tal generará responsabilidad por parte DEL PROVEEDOR ante cualquier perjuicio que se cause a EL CLIENTE o a terceros. EL PROVEEDOR declara, que conoce plenamente sus obligaciones relacionadas con el servicio que debe prestar y que cualquier deficiencia en el mismo, será corregida por ésta en forma inmediata, de oficio o previa observación u objeción por parte DEL CLIENTE.

En caso de que EL PROVEEDOR se encuentre frente a alguno de los eventos descritos en esta cláusula, éste deberá reportar detalladamente y por escrito la situación evidenciada, de forma inmediata al conocimiento del hecho; así mismo, garantizará la recuperación inmediata de la información que haya sido alterada o manipulada.

 

Eliminación de información.
EL PROVEEDOR se compromete a eliminar (destruir o devolver) mediante procedimientos seguros, la información de EL CLIENTE que por efecto de la ejecución del presente servicio tenga en su poder, bien sea porque la haya obtenido en ejecución del servicio o que EL CLIENTE se la haya remitido. En ningún caso, EL PROVEEDOR puede conservar información confidencial de EL CLIENTE después de finalizado el periodo de retención definido para la misma en los procedimientos que se seguirán como parte de la presente Oferta Mercantil, a menos que haya sido autorizado por EL CLIENTE, situación que debe constar por escrito, o por exigencias de ley. Terminado el servicio, EL PROVEEDOR debe devolver a EL CLIENTE toda la información que conserve como parte del desarrollo del servicio y proceder a eliminar en forma segura las copias que queden en su poder. PARAGRAFO PRIMERO: La eliminación de la información mediante un procedimiento seguro hace referencia a que la información no pueda ser recuperada después del mismo. De igual forma EL CLIENTE podrá verificar la idoneidad del procedimiento utilizado por EL PROVEEDOR para eliminar la información, el cual deberá ser informador por EL PROVEEDOR a EL CLIENTE previamente.

 

Información contenida en las facturas electrónicas
El usuario se responsabiliza por la información que se consigne en cada una de las facturas electrónicas, sus notas crédito o débito y exonera de toda responsabilidad a Olimpia de los errores que dicha información pueda contener, así como de las consecuencias que de ello se puedan derivar.

 

Prevención de lavado de activos.
EL CLIENTE es consciente de la importancia de prevenir la financiación del terrorismo y lavado de activos y evitar los perjuicios que se pueden derivar tanto para la sociedad como para las entidades CLIENTES, por lo anteriormente expuesto queda expresamente pactado que EL CLIENTE se obliga expresamente a entregar a EL PROVEEDOR, la información veraz y verificable que éste le exija para el cumplimiento de la normatividad relacionada con prevención de lavado de activos y a actualizar periódicamente sus datos durante la ejecución del servicio, suministrando la totalidad de los soportes que EL PROVEEDOR le solicite. En el evento en que no se cumpla con la obligación consagrada en la presente cláusula, EL PROVEEDOR tendrá la facultad de terminar la prestación del servicio en observancia de las normas vigentes.

En todo caso, si durante la actividad en esta aplicación, EL CLIENTE, algunos de sus administradores o socios llegaren a resultar inmiscuidos en una investigación de cualquier tipo (penal, administrativa, etc.) relacionada con actividades ilícitas, lavado de dinero o financiamiento del terrorismo, o fuesen incluidos en listas de control como las de la ONU, OFAC, etc.; EL PROVEEDOR tendrá el derecho de terminar unilateralmente de manera inmediata la prestación del servicio, sin que por este hecho esté obligado a indemnizar ningún tipo de perjuicio a EL PROVEEDOR. Lo anterior sin perjuicio de los derechos y acciones que pudieran surgir a favor de EL PROVEEDOR por tal incumplimiento.

 

Uso de las firmas digitales en el proceso de facturación electrónica
Autorización solicitud y administración firma digital para factura electrónica

El comercio autoriza a Olimpia a solicitar, generar, almacenar y utilizar las llaves y los certificados solicitados a nombre del Comercio, con el único fin de firma digitalmente las facturas electrónicas generadas por el cliente.

 

Entrega de la llave privada al suscriptor
Olimpia en su calidad de proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, con el consentimiento del cliente dado por la aceptación de estos términos y condiciones, custodiará la firma digital del suscriptor

 

Publicación de la llave pública y el certificado digital
La llave pública del suscriptor será publicada por Olimpia IT, de conformidad con las normas legales y técnicas colombianas que rigen la materia.

 

Distribución de la llave pública del suscriptor
La llave pública de cualquier suscriptor de certificados con forma de entrega “PKCS10” está permanentemente disponible para descarga en la pestaña de validaciones OCSP o su estado revocado en la CRL de la página web ecd.olimpiait.com

 

Distribución de la llave pública de Olimpia IT a los usuarios
La llave pública de la CA raíz de Olimpia IT, se encuentra disponible para descarga en la página WEB ecd.olimpiait.com en la pestaña Validaciones, Certificados CA.

 

Periodo de utilización de la llave privada
El periodo de utilización de la llave privada es el mismo tiempo de la vigencia del certificado digital.

En la DPC de Olimpia IT se detalla el periodo de utilización de la llave privada de la CA raíz y las CA subordinadas emisoras de certificados de Olimpia IT.

 

Tamaño de las llaves
El tamaño de las llaves de certificados con forma de entrega PKCS10 es de 2048 bits basado en el algoritmo RSA.

El tamaño de las llaves certificadas de la CA emisora de los certificados tiene una longitud de 4096 bits basadas en el algoritmo RSA.

 

Controles de protección de la llave privada
En la Declaración de Prácticas de Certificación de Olimpia IT se especifican los controles y estándares de los módulos criptográficos, el control, respaldo, almacenamiento, activación, desactivación y destrucción de las llaves privadas de la Autoridad de Certificación.

 

Control de protección Llave privada generada por suscriptor CSR
Respaldo de la llave privada Olimpia IT no realiza respaldo sobre las llaves privadas de los suscriptores cuando el certificado se genera a partir de CSR. Olimpia IT nunca está en posesión de dichas llaves y solo permanecen bajo custodia del propio suscriptor.
Almacenamiento de la llave privada Las llaves privadas de los suscriptores son custodiadas de forma segura por Olimpia IT, en su calidad de proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.
La llave privada debe ser almacenada por el propio suscriptor y la responsabilidad por su uso y la información
Custodia de la llave privada La llave privada será custodiada de forma segura por Olimpia IT en calidad de proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.
Activación de la llave privada La protección de los datos de activación es responsabilidad del suscriptor.
Desactivación de la llave privada La desactivación de la llave privada es responsabilidad del suscriptor.
Destrucción de llave privada La destrucción de la llave privada del suscriptor puede realizarla el propio suscriptor eliminando la llave privada correspondiente al CSR enviado a Olimpia IT.

 

Formato del certificado digital con forma de entrega PKCS10
El formato del certificado es el certificado por Olimpia IT ante ONAC.

 

Términos y condiciones generales del certificado con forma de entrega PKCS10
Los demás términos y condiciones no tratados en este documento se suplen por lo dispuesto en la Declaración de Prácticas de Certificación de Olimpia IT, publicada en la página web ecd.olimpiait.com

 

Responsabilidad
La información firmada digitalmente con el certificado digital del suscriptor es de responsabilidad del suscriptor, los usos que el suscriptor haga de la firma digital fuera de firmar facturas electrónicas son de responsabilidad exclusiva del suscriptor.

 

Inicio del uso del par de llaves y del servicio
Una vez el suscriptor haya adquirido el paquete del servicio, ya sea este con descuento, promoción o a precio normal, el mismo iniciará su consumo cuando el suscriptor se encuentre obligado a iniciar su proceso de facturación electrónica acorde con lo dispuesto por el calendario de la DIAN y demás resoluciones que así lo ordenen.

Si el suscriptor ya ha iniciado su proceso de facturación electrónica, el consumo del servicio adquirido iniciará una vez la DIAN habilite de forma general el sistema de firma digital para facturas electrónicas por la forma de consumo PKCS#10 u otra similar permitida por la ley.

Una vez adquirido el servicio el suscriptor se obliga a implementar el servicio adquirido bajo las condiciones antes descritas y solo con posterioridad al consumo y por el no cumplimiento de las calidades ofertadas o por incumplimiento de alguna de las condiciones ofertadas por Olimpia podrá desistir del mismo.

 

Mandato especial y limitado de la firma digital
EL CLIENTE concede de forma limitada a OLIMPIA la facultad de firmar digitalmente las facturas electrónicas, limitando esta facultad a la imposición de una firma digital en los términos de la Ley 527 de 1999, las responsabilidades y obligaciones derivadas del negocio que dio origen a la expedición de la factura electrónica, así como la carga tributaria que le corresponde al obligado a facturar electrónicamente son de competencia exclusiva del obligado a facturar electrónicamente. Esta facultad se da en virtud de lo dispuesto en el Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 30 de 2019, por lo anterior, Olimpia no certifica con la firma digital, ningún proceso de compraventa, de entrega de servicios o productos, de calidad de los mismos, ni hace parte de la relación comercial surgida entre el usuario y el adquiriente.

El usuario libera de toda responsabilidad por cualquier condición interna o externa del giro ordinario de sus negocios, del origen de los recursos de la prestación de sus servicios y/o productos y excluye de sus relaciones comerciales a Olimpia.

En cualquier momento el usuario podrá notificar a Olimpia del uso de su propio certificado digital para firmar digitalmente, siempre que este se pueda integrar con la solución que ofrece Olimpia de factura electrónica. Los costos de integración correrán por cuenta del usuario.

 

Usos comerciales de plataforma, planes y vigencia del uso de los servicios

Planes
OLIMPIA ofertará dentro de su plataforma autogestionada paquetes de un número determinado de facturas el cual podrá ser adquirido, pagado y consumido desde la misma plataforma. Cada uno de los paquetes tendrá un número determinado de facturas electrónicas con una vigencia para su uso de máximo 30 días calendario o 365 días calendario según el tipo de paquete que adquiera el usuario.

Vencido el plazo para su uso, dichas facturas electrónicas no podrán ser usadas por el usuario y el usuario deberá adquirir un nuevo paquete de facturas electrónicas para continuar con el servicio.

Los paquetes de facturas electrónicas deberán ser pagados de forma anticipada, en caso de no generarse el pago por un paquete de facturas electrónicas o si la modalidad de pago es de recurrencia y no existir fondos en el medio de pago, OLIMPIA suspenderá la prestación del servicio hasta tanto no se efectúe el pago correspondiente.

Una vez el usuario genere el pago correspondiente, OLIMPIA habilitará el servicio en un periodo de máximo 24 horas siguientes a la realización del pago.

 

Medios de pago
La plataforma autogestionada de cloud computing de factura electrónica, contará con una pasarela de pagos soportada en entidades financieras vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, en la cual el usuario podrá realizar el pago por PSE o tarjetas de crédito.

El usuario deberá seleccionar la opción de único pago o pago recurrente, en el segundo caso se debitará de forma automática el valor del paquete escogido por el usuario de forma mensual o anual, contados desde el día en que realiza el pago.

El débito automático se realizará dentro de los cinco días anteriores al vencimiento del paquete de facturas electrónicas adquirido.

 

Terminación del servicio
Cuando el usuario desee terminar el servicio se deberá comunicar con la línea de servicio al cliente de OLIMPIA 7425133 extensión 1436 en la ciudad de Bogotá. Cuando OLIMPIA desee terminar la relación contractual, deberá informar al usuario de forma previa y permitirá la terminación del uso del paquete adquirido por el usuario. OLIMPIA podrá explicar los motivos de la terminación del servicio de forma razonable al usuario en el aviso de suspensión del servicio.

 

Forma de prestar el servicio
El servicio prestado es una modalidad de cloud computing, que se presta en la modalidad SaaS, y as it is, por lo que los parches de actualización, modelos de ciberseguridad implementados, actualización de información, bases de datos, visualización y protocolos de comunicación de la información con la DIAN y con el usuario podrán cambiar y dichas modificaciones serán informadas de forma previa o concomitante a los usuarios de la plataforma.

 

Línea de atención al cliente
Para atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones el usuario podrá comunicarse con la línea de servicio al cliente de Olimpia en la ciudad de Bogotá 742 51 33 extensión 1436.

No estás solo, un reconocido equipo de asistencia siempre estará contigo.

Nuestro propósito es ayudar a tu empresa a incursionar en la nueva era de los negocios